Lokale Büroautomatisierung · Hamburg
Kleine Werkzeuge für Büroarbeit, die in kleinen Betrieben jede Woche Zeit kostet: digitale PDF-Rechnungen auslesen, Excel-Dateien zusammenführen, E-Mails strukturieren. Ohne große Cloud-Lösung, ohne Software-Abo, ohne komplizierte IT-Einführung.
| Feld | Beispiel | Status |
|---|---|---|
| Datum | 22.05.2026 | hoch |
| Brutto | 1.844,50 € | hoch |
| Nummer | RG-2026-014 | mittel |
Start-Scope: digital erzeugte PDFs mit Text-Layer. Gescannte Belege werden erst nach Bedarf erweitert.
Beispiele aus dem Alltag kleiner Betriebe in Handwerk, Hausverwaltung und Planungsbüros. Jeder Workflow läuft lokal auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Netzwerk und ist als Festpreis-Pilot lieferbar.
Digitale Rechnungen, Lieferscheine oder Angebote mit Text-Layer landen in einem Ordner. Ein kleines Tool liest die wichtigsten Daten aus und trägt sie automatisch in eine Excel-Liste ein.
Unsichere Erkennungen werden markiert — Sie prüfen nur, was geprüft werden muss.
Spart ø 6 h / Monat
Mehrere Quell-Tabellen werden täglich oder wöchentlich zu einer übersichtlichen Datei zusammengeführt. Inklusive Auffälligkeits-Sheet und kleinem KPI-Überblick.
Spart ø 10 h / Monat
Eingangs-Mails werden in einen Ordner exportiert, automatisch klassifiziert und als Excel-Liste protokolliert — Absender, Thema, Kategorie, Status. Ein guter Einstieg in die E-Mail-Strukturierung ohne IMAP-Anbindung.
Spart Zeit beim Wochenrückblick
Eine Mischung aus mehreren Quellen, ein Spezial-PDF-Typ, eine bestehende Ordnerstruktur, die zu erhalten ist — wir schauen gemeinsam, was klein und lokal lösbar ist.
Aufwand-basiert, Schätzung vorab
Klare Festpreise für die ersten beiden Schritte. Erst danach entscheidet sich, ob eine größere Umsetzung Sinn ergibt.
Die Workflows laufen lokal auf Ihrem Rechner oder in Ihrer Ordnerstruktur. Daten verlassen das Haus nicht ohne ausdrückliche Absprache. Keine Pflicht zur Cloud-Nutzung.
Keine wiederkehrenden Lizenzgebühren, keine Pro-User-Kosten. Nach der Übergabe gehört der Workflow Ihnen.
Ein Workflow, eine konkrete Aufgabe. Kein großes IT-Projekt, keine Plattform-Einführung. Bedienung mit Doppelklick.
Vor-Ort-Termine in Hamburg und Umgebung möglich. Laufender Support remote über Telefon und E-Mail.
Nein. Die Workflows sind so gebaut, dass sie auf einem normalen Windows- oder Mac-Rechner lokal laufen. Eine Cloud kommt nur dann ins Spiel, wenn Sie das ausdrücklich möchten oder ein Datenvolumen das sinnvoll macht — und dann sprechen wir vorher darüber.
In der Regel nichts. Der Workflow ist nach der Übergabe ein normales kleines Programm, das auf Ihrem Rechner liegt. Keine Lizenz, kein Abo.
Nach dem Erstgespräch üblicherweise 1–2 Wochen bis zur Übergabe. Bei komplexeren Workflows entsprechend nach Aufwandsschätzung.
Der erste Pilot ist bewusst auf digital erzeugte PDFs mit Text-Layer ausgelegt. Gescannte Belege und reine Bild-PDFs sind als Erweiterung möglich, werden aber erst nach einem Test mit Ihren Dokumenttypen eingeplant.
Während der Umsetzung sehe ich nur das, was Sie mir freiwillig geben — meist anonymisierte Beispiel-Dokumente. Im laufenden Betrieb verlassen Ihre Daten Ihr Haus nicht. Bei sensiblen Bereichen (z. B. Hausverwaltung) sprechen wir die Spielregeln vorher in Ruhe durch.
Jeder Workflow markiert unsichere Stellen für die manuelle Prüfung. Es wird nichts ungefragt versendet oder gebucht. Sie behalten die letzte Kontrolle — der Workflow nimmt nur die Tipparbeit ab.
Nein. Sie bekommen eine Verknüpfung auf den Desktop oder einen Ordner, in den Sie Dateien legen. Mehr nicht. Die Anleitung passt auf eine Seite.
Ja, wenn das gewünscht ist. Im ersten Pilot liefere ich saubere CSV- oder Excel-Exporte, die sich in DATEV, Lexware oder andere Programme importieren lassen. Eine direkte API-Anbindung ist als Erweiterung möglich (Paket 3, nach Aufwand).
Schreiben Sie kurz, welcher Büroprozess bei Ihnen aktuell am meisten Zeit kostet — ich antworte innerhalb eines Werktags.
Vor-Ort-Termine in Hamburg und Umgebung nach Absprache. Telefonische Erstgespräche nach Terminvereinbarung.